A importância dos processos internos

Consultoria Empresarial é muito mais do que analisar balanços, criar Demonstrativos do Resultado do Exercício (DRE) ou analisar Pontos de Equilíbrios. Consultoria é a arte de ler a empresa de uma maneira completa, buscando compreender fatos, pessoas e processos, a fim de entender como o organismo empresarial está se comportando.

Muitas vezes as empresas contratam uma Consultoria, suspeitando de que exista alguma deficiência no departamento financeiro (pessoas não adequadas à função, por exemplo), no custo e preço de venda ou até mesmo na parte comercial. Por vezes o Consultor é chamado e lhe é dito que o problema são as finanças. Em outras palavras, a empresa lhe diz que “a produção vai bem”, “as vendas estão caminhando”, “mas o pessoal do financeiro está perdido”. E então lhe dão a incumbência de verificar os números.

Todavia, o que muitas vezes ocorre é que as finanças são um reflexo dos maus processos internos da empresa. Ilustrando, digamos que para o funcionário fazer um orçamento ao cliente, seja necessário seguir os seguintes passos:

  1. Receber a ligação do cliente e anotar a descrição do pedido
  2. Verificar no sistema o estoque e preços
  3. Calcular manualmente o pedido, com base nos preços do sistema
  4. Verificar a política de descontos para clientes especiais
  5. Chegar ao preço final
  6. Retornar ao cliente e informar o valor total
  7. Aguardar a confirmação do pedido

Como se vê, são sete etapas que tendem a tomar muito tempo dos funcionários, especialmente se houver inúmeros orçamentos por dia. Se para cada orçamento o funcionário tiver de executar sete procedimentos diferentes, qual o custo disto para a empresa? Como cobrar “produtividade” do funcionário, se na maior parte do dia ele dedica a este espécie de “burocracia interna”? E é aqui que pode começar uma das respostas para se resolver as finanças: simplificar e otimizar os processos internos.

Há um lema na administração que diz Keep it simple ou “mantenha isso simples”. A regra é clara: quanto mais sintético, funcional e objetivo for, melhor. Em vez de sete etapas, talvez a empresa possa encontrar um meio (via software, talvez) que agregue todas as informações na própria tela, poupando tempo e permitindo que o cliente tenha o orçamento durante a ligação, não precisando aguardar um retorno (o que inclui baixar as despesas com telefone). Ou talvez a empresa possa mudar a forma de orçamento, criando um padrão mais rápido e eficaz.

Assim é que os processos internos, longe de serem assunto para o “chão de fábrica” ou de responsabilidade única do gerente de produção, quando não analisados em conjunto com o todo, podem representar um impacto direto nas finanças da empresa. Como no exemplo, talvez a empresa esteja com o faturamento baixo, ao mesmo tempo em que faz centenas de orçamentos por mês, mas concretizando pouquíssimos. E a pergunta é: por quê? Será que a demora em orçar desagrada o cliente? Será que os funcionários não retornam ao cliente, somente esperando ele ligar e fechar o pedido? Será a ausência de carisma dos atendentes? Muita coisa está em jogo.

Por isso que a Capacitar Gestão Empresarial, além da parte financeira, também atua na revisão e melhoria dos processos internos, a fim de criar uma melhor sinergia entre a equipe e otimizar as etapas, ganhando tempo, maior produtividade e alavancando o faturamento. Se sua empresa está com problemas, verifique os processos internos e maximize a utilização do tempo e dos recursos disponíveis, beneficiando a saúde da empresa, a tornando cada vez mais competitiva e gerando melhores resultados a todos.

Bons trabalhos!

Nossos contatos:
Luiz Claudino Machado | luiz@capacitargestao.com.br | (47) 9 8813-7525
Filipe Luiz C. Machado | filipe@capacitargestao.com.br | (47) 9 8476-3385

*FOTO DE CAPA: TINYURL.COM/OBCPCW7